Politique de confidentialité
Chez Zimmo, la protection de vos renseignements personnels fait partie intégrante de notre façon de gérer nos relations avec nos clients, propriétaires, locataires, candidats locataires et partenaires.
Elle s’applique notamment aux renseignements recueillis par l’entremise de notre site Web, de nos formulaires, de nos demandes de location, de nos communications, de nos services de gestion immobilière et locative ainsi que dans le cadre de nos relations avec nos clients, propriétaires, locataires, candidats locataires et partenaires.
1. Objet et champ d’application
Zimmo Gestion Immobilière Inc. (« Zimmo », « nous », « notre » ou « nos ») accorde une importance particulière à la protection des renseignements personnels.
La présente politique décrit nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels et vise les personnes qui interagissent avec Zimmo, notamment par l’entremise du site www.zimmo.ca.
Cette politique est conçue pour être interprétée conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne ayant la plus haute autorité au sein de l’entreprise assume la responsabilité de la protection des renseignements personnels détenus par Zimmo, sous réserve de toute délégation écrite applicable.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Zalec Bruneau
Directeur général
Zimmo Gestion Immobilière Inc.
1235, rue Notre-Dame Ouest, bureau 360
Montréal (Québec) H3C 0B1
Courriel :
admin@zimmo.ca
3. Quels renseignements personnels pouvons-nous recueillir?
Selon la nature de votre relation avec Zimmo et les services demandés, nous pouvons recueillir les renseignements personnels nécessaires à la gestion immobilière, à l’administration d’une location, à l’évaluation d’une demande de location ou à l’exécution de nos obligations légales et contractuelles.
Nom, prénom, date de naissance lorsque nécessaire, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, pièce d’identité et renseignements nécessaires à la vérification de l’identité.
Employeur, fonction, renseignements liés à l’emploi, preuve de revenus, relevés de paie et autres documents nécessaires à l’évaluation d’une demande.
Documents financiers ou bancaires fournis dans le cadre d’une demande ou nécessaires à la gestion d’une relation locative.
Informations relatives aux antécédents de crédit, obligations financières et renseignements obtenus auprès d’une agence d’évaluation du crédit lorsque cela est autorisé.
Informations relatives aux anciennes locations, références locatives et renseignements nécessaires à l’évaluation d’une candidature.
Lorsque permis par la loi et pertinent à une demande, certains renseignements provenant de dossiers du Tribunal administratif du logement ou de dossiers judiciaires accessibles légalement.
Documents transmis par les candidats
Dans le cadre d’une demande de location, un candidat peut être appelé à fournir certains documents ou renseignements nécessaires à l’analyse de son dossier.
Ces documents peuvent notamment comprendre :
- une pièce d’identité;
- une preuve d’emploi ou de revenus;
- des relevés de paie;
- des documents bancaires ou financiers;
- des renseignements relatifs au crédit;
- des références locatives;
- tout autre document raisonnablement nécessaire au traitement de la demande.
Zimmo limite la collecte aux renseignements nécessaires aux fins identifiées et aux renseignements dont la collecte est permise par la loi.
4. Renseignements recueillis dans le cadre d’une demande de location
Lorsqu’une personne soumet une demande de location, Zimmo peut recueillir et traiter les renseignements nécessaires afin d’évaluer la candidature et de déterminer si les conditions applicables à la location peuvent être satisfaites.
L’analyse peut notamment nécessiter la vérification de l’identité, des revenus, de l’emploi, des antécédents locatifs et de certains renseignements de crédit ou renseignements accessibles légalement concernant les antécédents judiciaires ou locatifs.
Vérification et autorisation
Lorsque la loi l’exige, les vérifications nécessitant l’accès à des renseignements détenus par un tiers sont effectuées avec le consentement ou l’autorisation requis de la personne concernée.
Les renseignements obtenus sont utilisés uniquement pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour toute autre fin permise par la loi.
5. Enquête de crédit et vérifications
Dans le cadre d’une demande de location, Zimmo peut effectuer ou faire effectuer des vérifications nécessaires à l’analyse du dossier, notamment une enquête de crédit, lorsque celle-ci est autorisée et nécessaire.
Une telle vérification peut nécessiter la transmission de certains renseignements permettant d’identifier le candidat auprès du fournisseur de services de vérification ou de l’agence d’évaluation du crédit concernée.
Les résultats obtenus sont utilisés afin d’évaluer la demande de location et peuvent être communiqués aux personnes autorisées qui doivent les consulter dans le cadre de cette analyse.
Lorsque des frais sont exigés au candidat pour une enquête de crédit ou une vérification effectuée dans le cadre de sa demande de location, ces frais sont entièrement à la charge du candidat.
Ces frais sont strictement non remboursables, notamment en cas de refus de la candidature, de retrait ou d’annulation de la demande par le candidat, de non-conclusion du bail ou pour toute autre raison.
Le paiement de ces frais ne garantit aucunement l’acceptation de la demande de location et ne constitue pas une promesse ou une garantie qu’un logement sera attribué au candidat.
Les renseignements recueillis dans le cadre d’une enquête sont traités conformément aux exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels.
6. Comment recueillons-nous vos renseignements?
Selon votre interaction avec Zimmo, les renseignements personnels peuvent être recueillis directement auprès de vous, notamment lorsque vous :
- remplissez un formulaire sur notre site Web;
- faites une demande de location;
- transmettez des documents ou renseignements à notre équipe;
- communiquez avec nous par téléphone ou par courriel;
- devenez client ou locataire;
- effectuez ou autorisez un paiement;
- demandez des renseignements sur un logement ou un service;
- utilisez notre site Web.
Dans certaines circonstances permises par la loi, nous pouvons également recueillir des renseignements auprès de tiers ou de fournisseurs de services, notamment lorsqu’une telle collecte est nécessaire à l’exécution d’un service ou autorisée par la personne concernée.
7. Pourquoi utilisons-nous vos renseignements?
Les renseignements personnels sont utilisés uniquement pour des fins déterminées, légitimes et nécessaires à nos activités, sous réserve des utilisations permises par la loi.
| Finalité | Exemples |
|---|---|
| Demande de location | Analyser une candidature, vérifier l’identité, les revenus, l’emploi, les antécédents locatifs et certains renseignements de crédit. |
| Gestion immobilière | Administrer les immeubles, logements, propriétaires, locataires et fournisseurs. |
| Communications | Répondre aux demandes, communiquer avec les clients, locataires et candidats et assurer le suivi des dossiers. |
| Facturation et paiements | Administrer les factures, paiements, comptes clients et obligations financières. |
| Sécurité | Prévenir la fraude, les abus, les incidents de sécurité et protéger nos systèmes. |
| Obligations légales | Respecter les lois, règlements, ordonnances et obligations applicables. |
| Amélioration des services | Améliorer nos services, notre site Web et nos processus internes. |
8. Avec qui pouvons-nous communiquer vos renseignements?
Zimmo ne vend pas vos renseignements personnels.
Lorsque nécessaire à l’exécution de nos services ou lorsque permis par la loi, certains renseignements peuvent être communiqués à des personnes ou organisations qui doivent les recevoir pour accomplir une fonction précise.
Ces destinataires peuvent notamment comprendre :
- les propriétaires ou représentants autorisés d’un immeuble lorsque les renseignements sont nécessaires à la gestion de celui-ci;
- des agences d’évaluation du crédit et fournisseurs de services de vérification;
- des fournisseurs de services technologiques ou administratifs agissant pour notre compte;
- des fournisseurs de services de paiement lorsque requis pour traiter une transaction;
- des professionnels ou partenaires impliqués dans l’administration, l’entretien ou la gestion d’un immeuble;
- des autorités publiques lorsque la communication est requise ou autorisée par la loi;
- toute autre personne lorsque vous avez donné votre consentement ou qu’une exception prévue par la loi s’applique.
Principe de minimisation
Nous cherchons à limiter la communication de renseignements personnels aux renseignements nécessaires pour atteindre la finalité concernée.
9. Fournisseurs situés à l’extérieur du Québec
Certains fournisseurs technologiques utilisés par une entreprise peuvent être situés à l’extérieur du Québec.
Lorsque des renseignements personnels doivent être communiqués à l’extérieur du Québec, Zimmo applique les exigences légales applicables à une telle communication.
Lorsque requis, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (« EFVP ») est effectuée avant la communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec.
Cette évaluation tient notamment compte de la sensibilité des renseignements, des finalités de leur utilisation, des mesures de protection applicables et du cadre juridique du territoire concerné.
10. Témoins de connexion et technologies similaires
Notre site Web peut utiliser des témoins de connexion (« cookies ») et des technologies similaires afin d’assurer son fonctionnement, de mémoriser certaines préférences, d’analyser son utilisation ou, lorsque applicable et autorisé, de mesurer l’efficacité de nos communications et activités marketing.
Témoins nécessaires
Certains témoins peuvent être nécessaires au fonctionnement technique du site, à la sécurité, aux formulaires ou à certaines fonctionnalités demandées par l’utilisateur.
Témoins analytiques ou publicitaires
Lorsque des technologies d’analyse ou de publicité comportementale sont utilisées, elles doivent être configurées conformément aux exigences applicables en matière de consentement et de protection des renseignements personnels.
Vous pouvez également gérer certains paramètres relatifs aux témoins directement dans votre navigateur.
Les catégories et fournisseurs effectivement utilisés sur le site doivent être maintenus à jour afin que cette politique reflète les technologies réellement installées sur www.zimmo.ca.
11. Conservation et destruction
Zimmo conserve les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pendant la période requise ou permise par la loi.
La durée de conservation peut notamment varier selon :
- la nature du renseignement;
- la nature de la relation avec Zimmo;
- les obligations légales et réglementaires;
- les besoins administratifs, contractuels ou comptables;
- la possibilité qu’un dossier fasse l’objet d’un litige.
Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, Zimmo prend des mesures raisonnables afin de les détruire, de les supprimer ou de les anonymiser lorsque cette option est permise par la loi et appropriée aux circonstances.
12. Mesures de sécurité
Zimmo met en place des mesures raisonnables de sécurité destinées à protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée.
Ces mesures peuvent notamment comprendre :
- la limitation des accès aux personnes qui en ont besoin;
- des mesures de contrôle des accès aux systèmes;
- des mesures de sécurité technologiques;
- des mesures administratives et organisationnelles;
- des pratiques de gestion et de destruction des dossiers;
- la sensibilisation des personnes ayant accès aux renseignements personnels.
En cas d’incident de confidentialité
Zimmo prend les mesures raisonnables afin de réduire les risques lorsqu’un incident impliquant des renseignements personnels survient, d’en évaluer les conséquences et de respecter les obligations de notification prévues par la loi lorsque celles-ci s’appliquent.
13. Vos droits concernant vos renseignements
Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez notamment demander :
- l’accès aux renseignements personnels que Zimmo détient à votre sujet;
- la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou périmés;
- de l’information sur la manière dont vos renseignements sont utilisés ou communiqués;
- le retrait ou la modification d’un consentement lorsque la loi permet un tel retrait;
- la cessation de certaines communications commerciales, sous réserve des obligations légales applicables.
Zimmo peut devoir vérifier l’identité de la personne qui présente une demande afin d’éviter toute communication non autorisée de renseignements personnels.
14. Plainte ou demande concernant la protection des renseignements
Si vous avez une question, une préoccupation ou une plainte concernant la protection de vos renseignements personnels, nous vous encourageons à communiquer d’abord avec Zimmo afin que nous puissions analyser la situation et y répondre.
Votre demande peut être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse :
Zimmo traite les plaintes de manière confidentielle, documente les démarches pertinentes et prend les mesures appropriées lorsque des correctifs sont nécessaires.
Une personne peut également communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec conformément aux recours prévus par la loi.
15. Modifications à la présente politique
Zimmo peut modifier la présente politique lorsque ses pratiques, ses services, ses technologies ou les exigences légales applicables évoluent.
La version publiée sur cette page constitue la version en vigueur. La date de dernière mise à jour est indiquée au début de la politique.
Lorsque la loi l’exige, Zimmo prendra les mesures nécessaires afin d’informer les personnes concernées d’une modification importante.
16. Nous joindre
Zimmo Gestion Immobilière Inc.
1235, rue Notre-Dame Ouest, bureau 360
Montréal (Québec) H3C 0B1
Responsable de la protection des renseignements
personnels :
Zalec Bruneau, Directeur général
Courriel :
admin@zimmo.ca
Site Web :
www.zimmo.ca